Jam Operasional
BERKUNJUNG KE LAYANAN ARSIP STATIS
Oleh Dewi Ladiawati
(Widyaiswara Madya Pusdiklat Kearsipan)
Halo Sahabat Arsip… apakah sudah pernah berkunjung ke ruang layanan arsip statis di Arsip Nasional Republik Indonesia? Tempat ini menarik karena dapat menambah pengetahuan dan hiburan. Selain dapat membaca arsip dan melihat foto dari masa kolonial Belanda (1502 – 1942) yang berisi tentang perkebunan, pertambangan, keagamaan, politik, pelayaran, kesenian, bangunan bersejarah dan lainnya, Sahabat Arsip juga dapat melihat peta kuno dan mendengarkan rekaman suara wawancara sejarah lisan dari para tokoh politik, tokoh seni, atau para raja di Indonesia. Hal yang tak kalah menariknya adalah menonton film dokumenter jaman kolonial Belanda atau Jepang, maupun film pertandingan olah raga yang pernah disiarkan di televisi nasional (TVRI), seperti saat Indonesia meraih gelar kejuaraan badminton All England. Arsip dari masa kolonial Inggris tersedia juga dan dapat diakses oleh masyarakat umum. Arsip dari masa kolonial Jepang sangat sedikit, sedangkan arsip dari masa setelah kemerdekaan banyak tersedia termasuk semua pidato Presiden Soekarno.
Hal yang menarik lainnya adalah arsip “surat-surat emas” dari para raja di nusantara yang dikirimkan kepada Gubernur Jenderal di Batavia. Mengapa dikatakan “surat-surat emas?” karena surat ditulis oleh para raja dengan menggunakan “tinta emas” dan kertas surat pada umumnya diberi hiasan seperti gambar tanaman sulur-suluran atau buah-buahan atau huruf arab yang diukir indah seperti kaligrafi. Pada surat tersebut terdapat stempel kerajaan yang pada umumnya berwarna merah dan terbuat dari lilin. Sebagian besar surat ditulis dalam bahasa Belanda atau menggunakan huruf Arab berbahasa Melayu. Sarana bantu untuk menemukan semua jenis arsip tersebut dengan menggunakan buku inventaris arsip statis atau daftar arsip statis. Selain itu ada juga yang menggunakan sarana bantu guide, indeks folio dan klapper (untuk mencari nama orang Belanda).
Ruang Baca layanan arsip statis ini dapat dikunjungi pada hari Senin sampai Jumat mulai pukul 09.00 – 15.00 WIB. Pengunjung tidak hanya berasal dari kalangan peneliti, mahasiswa, dan pegawai, namun juga masyarakat umum. Jika ingin membaca arsip maka pengunjung diminta untuk menunjukkan surat pengantar dari instansi atau kampus, atau menunjukkan identitas diri seperti kartu tanda penduduk ataupun paspor. Bagi para peneliti asing diharuskan membawa surat izin penelitian dari Kemendikbudristek. Pengunjung ruang baca tidak boleh membawa makanan dan minuman, dan hanya dapat membawa laptop, buku dan alat tulis. Tas dan jacket harus disimpan di dalam locker (lemari kecil). Handphone dapat dibawa masuk tetapi dilarang untuk memotret arsip dan dilarang menerima telepon di dalam ruang baca.
Semua pengunjung diharuskan mengisi buku tamu dan akan mendapatkan layanan dari Arsiparis. Petugas atau Arsiparis dapat memberikan layanan sesuai dengan keperluan pengguna atau pengunjung. Petugas atau arsiparis tidak hanya menyediakan arsip bagi pengguna tetapi dapat membantu pengguna dalam memperoleh dan memahami arsip yang dimaksud.
Ia harus dapat menyajikan arsip yang dipesan pengguna dalam waktu yang sesingkat mungkin, dan memastikan bahwa arsip yang diberikan benar sesuai yang dipesan. Dengan demikian maka akan banyak masyarakat yang datang ke lembaga kearsipan untuk mencari informasi atau hiburan.
Arsip statis dapat digunakan untuk berbagai kegiatan, seperti melakukan publikasi kearsipan dalam bentuk terbitan majalah atau pameran dengan memanfaatkan arsip tekstual ataupun foto, penulisan buku naskah sumber seperti perjalanan haji di masa kolonial, prostitusi, banjir di Batavia dan lainnya. Selain itu arsip statis juga dapat dimanfaatkan untuk membuat buku suatu daerah tertentu yang disebut citra daerah, seperti Citra Daerah Provinsi ataupun Kabupaten dan Kota. Di dalam ranah hukum, arsip statis dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah di pengadilan. Dengan demikian arsip statis memiliki manfaat yang sangat banyak sehingga perlu dijaga, dirawat dan dilestarikan keberadaannya. (DW)